ระบบติดตามงานเอกสารออนไลน์ (Easy-Track) คือ ระบบบริหารจัดการเอกสาร แบบติดตามสถานะงานเอกสารแต่ละฉบับแบบออนไลน์ เพื่อป้องกันเอกสารสูญหาย หรือเอกสารที่ติดตามสถานะไม่ได้ โดยเริ่มสถานะเอกสารใหม่จากหน่วยต้นเรื่อง เจ้าของเรื่อง หรือเจ้าของเอกสาร สร้างเอกสารใหม่ และส่งต่อเอกสารให้หน่วยต่อไป ตามลำดับชั้น จนถึงขั้นเสนอให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติเอกสารฉบับนั้น ๆ ซึ่งระบบ Easy-Track จะสามารถติดตามแต่ละขั้นตอนดำเนินงาน ทุกลำดับชั้นการเดินทางของเอกสาร และติดตามสถานะของเอกสารแต่ละฉบับแบบออนไลน์ได้แบบ Real-time ปัญหาเอกสารที่เสนอไปให้หน่วยต่าง ๆ แล้วไม่ทราบว่าเอกสารอยู่ที่หน่วยไหน หรือ กำลังอยู่สถานะขั้นตอนไหนจะลดลงไป เมื่อนำระบบ Easy-Track ไปใช้ในการติดตามเอกสารในหน่วยงาน
วัตถุประสงค์การพัฒนาระบบติดตามงานเอกสารออนไลน์ (Easy-Track)
1. เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานสายงานธุรการในหน่วยงาน ของภาครัฐ ที่นำระบบ Easy-Track 2021 ไปใช้งาน สามารถติดตามงานเอกสารก่อนการอนุมัติ ว่าอยู่ในขั้นตอนใด หรืออยู่ในระหว่างการพิจารณาที่ลำดับชั้นใดของเส้นทางการอนุมัติเอกสาร ผ่านระบบติดตามงานเอกสารออนไลน์ ได้สะดวก และรวดเร็ว
2. เพื่อลดระยะเวลาของต้นเรื่อง หรือ จนท.ธุรการ ในการเดินติดตาม หรือ สอบถามเอกสารทางโทรศัพท์ ซึ่งทำให้สูญเสียเวลาการปฏิบัติงานราชการไปโดยเปล่าประโยชน์ ระบบ Easy-Track 2021 สามารถติดตามเอกสารผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้ทุกที่ ทุกเวลา
3. เพื่อให้หน่วยงาน ของภาครัฐ สามารถใช้งานระบบได้ฟรี ลดค่าใช้จ่ายในการจัดทำระบบติดตามเอกสารที่มีรูปแบบการปฏิบัติงานเช่นเดียวกับ ระบบ Easy-Track
คุณสมบัติเฉพาะของระบบติดตามงานเอกสารออนไลน์ (Easy-Track)
1. ระบบ Easy-Track ไม่ใช่ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ระบบเอกสารเวียนแจ้งให้ทราบ จึงไม่ได้ออกแบบให้แนบไฟล์ได้ เหตุผลเนื่องจากในสายงานธุรการนั้น เอกสารที่ยังไม่ได้ลงนามอนุมัติ จะยังไม่ถือเป็นเอกสารที่นำไปเผยแพร่ได้ ยังเป็นเอกสารอยู่ในขั้นตอนการพิจารณา ยังไม่มีลายมือชื่อลงนามจริง เหมือนเช่นเอกสารที่ได้รับการอนุมัติแล้ว ซึ่งจะเป็นขั้นตอนนำเข้าสู่ระบบระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ของหน่วยงานในขั้นตอนต่อไป
2. ระบบ Easy-Track ในเวอร์ชั่นปัจจุบัน เพิ่มคุณสมบัติใหม่ให้ต้นเรื่องเอกสาร สามารถแนบ link ไฟล์อ้างอิงจากที่จัดเก็บภายนอกได้ เช่น จาก Share Link Google Drive , Youtube , Website หรือ link ภายนอกอื่น ๆ ตัวอย่างการแนบ link กับเอกสาร เช่น ในต้นเรื่องกล่าวถึงไฟล์ video แต่ในเอกสารจริงนั้นไม่สามารถแนบไฟล์ video ลงไปในเอกสารได้ ต้นเรื่องก็จะสามารถแนบ Link ไฟล์ Video จากแหล่งจัดเก็บ หรือ จากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ไปกับหัวเรื่องเอกสารในระบบ Easy-Track ได้ เป็นต้น
3. หน่วยงานสามารถเพิ่มหน่วยย่อย เช่น กอง / ฝ่าย / แผนก / ส่วน ได้เองตามจำนวนสิทธิที่ได้รับในระบบ Easy-Track
4. มี Dashboard รวบรวมผลสรุป สร้างกราฟแสดงผล เปรียบเทียบข้อมูลข้อมูลที่สำคัญ และ สามารถสรุปสถิติข้อมูล สถานะเอกสาร ให้เห็นภาพได้เข้าใจง่าย เช่น จำนวนเอกสารค้างส่ง เอกสารค้างรับ เอกสารที่ได้รับการอนุมัติแล้ว หรือเอกสารที่จัดเก็บแล้ว
5. มีระบบสืบค้นข้อมูลเอกสารย้อนหลังได้เป็นระยะเวลา 2 ปี ย้อนหลัง (ระบบอนุญาตให้จัดเก็บเอกสารย้อนหลังได้ไม่เกิน 2 ปี เพื่อแบ่งปันพื้นที่การจัดเก็บข้อมูลให้หน่วยงานรัฐอื่น ๆ ได้ใช้งานทั่วถึง)
6. ระบบ Easy-Track ออกแบบให้แสดงผลตามประเภทอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน [Responsive Design]
7. หน่วยงานภาครัฐ ขอใช้งานระบบ Easy-Track 2021 ได้ฟรี โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ ** ตามข้อตกลงการใช้งานระบบ **
อุปกรณ์ และซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการทำงานของระบบติดตามงานเอกสารออนไลน์ (Easy-Track)
1. แสดงผลได้ดีสำหรับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่สามารถประมวลผลเว็บไซต์ และเชื่อมต่อระบบเครือข่ายได้
2. แสดงผลได้ดีสำหรับอุปกรณ์มือถือเคลื่อนที่ติดตั้งระบบปฏิบัติการ Windows mobile , IOS หรือ Android
3. รองรับการแสดงผลได้ดี ที่หน้าจออุปกรณ์ความละเอียดตั้งแต่ 360x640 พิกเซล ขึ้นไป
4. รองรับการแสดงผลได้ดีสำหรับเว็บเบราว์เซอร์ (Web Browser) แนะนำ Chrome , Firefox , SafariMicrosoft Edge
ระบบ Easy-Track Demo สำหรับทดลองใช้งาน
1. รูปตัวอย่าง ผังองค์กร ที่ส่งเอกสารตามสายงานระบบขออนุมัติเอกสาร
2. Username : ตัวหนังสือสีฟ้า (ตามรูปผังข้างบน)
3. รหัสผ่าน : 212224 (ทุก Username)
4. คลิ๊ก link เข้าใช้งานระบบทดลอง Easy-Track
4. หากทดลองใช้งานระบบแล้ว ตรงกับความต้องการของหน่วยงานผู้ใช้งานในหน่วย และผู้บริหารของหน่วยงานยอมรับในการนำระบบไปใช้งาน แล้ว สามารถขอใช้งานระบบจริงได้ โดยขอใช้งาน จากเมนูขอใช้งานระบบ
1. สงวนสิทธิ์เปิดใช้งานให้เฉพาะหน่วยงานราชการ หรือ หน่วยงานภาครัฐ เท่านั้น คลิ๊กดูบางส่วนของ หน่วยงานภาครัฐที่ขอใช้งานระบบติดตามงานเอกสาร easy-track เพื่อใช้ในการติดตามงานเอกสารของหน่วยงาน เนื่องจากเป็นโปรแกรมฟรี ไม่ต้องเสียค่าติดตั้ง ไม่ต้องลงทุนซื้ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ระบบ (Hardware) หรือซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Software)
2. เมื่อได้รับการอนุมัติให้ใช้งานระบบแล้ว หน่วยขอใช้งานจะสามารถเปิดระบบใช้งานได้เลยในเวลาไม่เกิน 10 นาที เนื่องจากระบบถูกออกแบบมาเพื่อพร้อมให้ใช้งานตลอดเวลาโดยผู้ใช้ไม่ต้องจัดหาเซิร์ฟเวอร์(Server) เอง หรือลงโปรแกรมใด ๆ เพิ่มเติมอีก